Viel Verwaltung „aus einer Hand“: 15 Jahre Schwelmer Bürgerbüro

800 unmittelbare Bürgergespräche in der Woche / Auch Samstag echter Dienstleistungstag

Die Bearbeitung von durchschnittlich 125 Anträgen auf Ausstellung von Ausweisdokumenten, 93 An-, Ab- sowie Ummeldungen, 13 Gewerbeanzeigen, rund 11 Datenübermittlungen an andere Behörden und öffentliche Stellen  sowie im Schnitt 21 Anträge auf Ausstellung eines Führungszeugnisses pro Woche: Dies beschreibt stichprobenartig die Aufgaben der Mitarbeiter/innen des Schwelmer Bürgerbüros, das zum städtischen Fachbereich Bürgerservice gehört und in diesem Jahr 15 Jahre alt geworden ist.

Vom Experiment zum Standard

Mitte/Ende der 90er Jahre galten Bürgerbüros als „Experiment“. Heute ist erfolgreicher Standard, was in Schwelm am 2. März 1998 in der Moltkestraße 24 an den Start ging: Die Verwaltung wollte und sollte dezentraler werden. Vier Mitarbeiter/innen in Vollzeit und vier Mitarbeiterinnen in Teilzeit boten ab sofort zahlreiche wichtige Behördendienste „aus einer Hand“ an, um Bürgern aufwändige Wege innerhalb der Verwaltung zu ersparen.

Zwar lag die Idee des „einen Ansprechpartners für Vieles“ damals in der Zeit, doch landauf, landab kursierten verwirrend viele Vorstellungen von dem, was ein Bürgerbüro sein könnte. Schwelm wollte nichts von der Stange, sondern ein Modell, das auf die eigene Stadt passte. So wurde in der Verwaltung ein Aufgabenkatalog entwickelt, der aus dem Bisherigen und dem Wünschenswerten das Mögliche formte. Schwelms Bürgerbüro sollte kein kaschiertes Meldeamt sein, sondern viele zusätzliche Leistungen vorhalten und auch räumlich-atmosphärisch Service bieten. 

Schon damals hätte die Finanzlage der Stadt keinen Neubau zugelassen. Doch aus der Not wurde eine Tugend. Der Anbau des Verwaltungsgebäudes 24, einst Standort der Wohngeldabteilung, wurde umgestaltet. Schon bald glänzte das Bürgerbüro im Erdgeschoss mit separaten Beratungsnischen, Kinderspielecke und behindertengerechter Toilette. Für einige Jahre bis zum Sommer 2007 hat sogar die Kreispolizei ihre „Polizeisprechstunde“ im Bürgerbüro durchgeführt. Mittlerweile bittet einmal pro Monat der Schwelmer Behindertenbeirat zur Sprechstunde ins Bürgerbüro.

Keine Frage, dass niemand mehr das alte Einwohnermeldeamt mit seinen Stehparzellen vermisste, und erst recht nicht den früheren monotonen, matt beleuchteten Wartebereich auf dem Rathausflur. 

Die Bürger bestimmten mit

Von Anfang stand fest, dass die Bürger bei ihrem Bürgerbüro mitreden sollten. So bat die Verwaltung die Schwelmerinnen und Schwelmer, in Fragebögen anzukreuzen, welche Öffnungszeiten sie für angemessen halten würden. Das Ergebnis zeigte einen klaren Trend: Die meisten Bürger wählten bewusst zwei Tage aus, an denen ein Bürgerbüro bis abends erreichbar sein sollte, zudem wurde der Samstag als Öffnungstag gewünscht. Mit wenigen Anpassungen ist man mit dem aktuellen Sprechstundenmodell nach wie vor auf der Höhe der Zeit.

Aufgaben des Bürgerbüros in der ersten Zeit

Schon von Beginn an konnten die Bürger im Bürgerbüro neben den klassischen umfangreichen Aufgaben des einstigen Einwohnermeldeamtes auch Anliegen aus anderen Bereiche der Verwaltung vor Ort erledigen: Sonderparkausweise für Schwerbehinderte; Erteilung eines Fischereischeines; Ausstellung / Verlängerung des „Schwelm-Passes“; Beglaubigungen (mit Ausnahme der für Rentenangelegenheiten);  Bewohnerparkausweise; Wohngeld (Antragsannahme /-ausgabe); Schwerbehindertenausweise (Verlängerungen, sofern nicht das Versorgungsamt zuständig ist); Hundesteuer (steuerliche An- und Abmeldung eines Hundes); Ausstellung von Jugendherbergsausweisen; Müllgefäße (An-, Ab- sowie Ummeldungen); Fundsachen; Kartenverkauf für kulturelle Veranstaltung; Schadensmeldungen bei Haftpflichtschäden.

Hinzu kamen allgemeine Serviceleistungen wie Bürgerberatung, Bereitstellung von Informationsmaterial; Wegweiserfunktion; man leitet Beschwerden und Anregungen an die richtige Stelle, nimmt Anträge für andere Stellen entgegen, hält Vordrucke bereit, gibt die „Gelben Säcke“ ab.

Immer wieder neue Aufgaben

Die Mitarbeiter/innen standen vor einer großen Herausforderung, mussten sich für zusätzliche Aufgaben schulen lassen. Diese dauernde Beweglichkeit ist bis heute Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten, denn immer wieder werden dem Bürgerbüro neue Aufgaben übertragen.

Seit Juni 2005 ist das Bürgerbüro auch für das Führen des Gewerberegisters zuständig, also für Entgegennahme, Bearbeitung und Bestätigung von Gewerbeanzeigen für das „stehende Gewerbe“, die schriftliche Erteilung von Auskünften aus diesem Register sowie die Beratung und Informationsgebung für Existenzgründer und die Datenübermittlungen über Änderungen des Gewerberegisters an andere Behörden (wie Amtsgericht Hagen, LDS, Gewerbeaufsichtsamt, Finanzamt, Eichamt etc...).

Seit August 2009 ist das Bürgerbüro nunmehr auch Ansprechpartner für die Ausstellung der Erlaubnis zum Führen eines Reisegewerbes (Reisegewerbekarte) sowie die Ausstellung von Ausnahmegenehmigungen zum Parken (analog zum Bewohnerparkausweis).

Durch politische Vorgaben (z. B. Änderungen im Passrecht sowie Ausweisrecht  - Einführung des biometrischen Passes  sowie des elektronischen Identitätsnachweises bzw. Personalausweises / Änderungen im Melderecht) sind bestimmte Aufgaben umfangreicher geworden. So dauerte vor Einführung des biometrischen Reisepass das Antragsverfahren ca. 5 Minuten, heute 10 bis 15 Minuten, da nun die Fingerabdrücke des Antragstellers aufgenommen werden müssen. Gleiches gilt auch für die Beantragung des neuen Personalausweises.

Hin und wieder werden auch Tätigkeiten abgegeben. Seit April 2005 werden Anträge auf Befreiung von der Fernseh- und Rundfunkgebührenpflicht allein von der Landesrundfunkanstalt in Köln (seinerzeit die GEZ) beschieden, das Bürgerbüro hilft allerdings bei der Antragstellung mit der „Beglaubigung“.

Bei den „Einbürgerungen / Staatsangehörigkeitsangelegenheiten“ beschränkt sich die Arbeit des Bürgerbüros auf die Entgegennahme & Weiterleitung von Anträgen an die Kreisverwaltung sowie auf die Unterschriftbeglaubigung im Antragsverfahren. Die Einbürgerungen an sich werden ausschließlich vom Landrat des Ennepe-Ruhr-Kreises vollzogen.

Mit den Jahren hat man viele Erfahrungswerte gesammelt, die, ebenso wie der Finanzdruck der Stadt, zu personellen und organisatorischen Veränderungen geführt haben, ohne aber den Bürgerservice zu beschränken. So sind heute im Bürgerbüro drei Vollzeit- und drei Teilzeitkräfte tätig. Die Öffnungszeiten wurden schrittweise von sehr großzügigen 42,5 Stunden im Jahr 1998 auf die seit August 2009 bestehenden 31,5 Stunden reduziert. Neben den Sprechstunden werden noch weitere „stille“ Aufgaben wahrgenommen, so  (statistische) Auswertungen für z.B. den Schulentwicklungsplan, die Fortschreibung des Nahverkehrsplans, die Jugendhilfeplanung einschließlich der damit verbundenen Pflege der erforderlichen Software. Weiter werden  Datenübermittlungen im Melderecht und Gewerberecht an andere Behörden geleistet, so an das Finanzamt, die Polizei, die Kreisverwaltung, das Landesamt für Statistik und Informationstechnik NRW (IT NRW), das Hauptzollamt sowie die Rentenversicherungsträger.

Pro Woche 800 unmittelbare Bürgergespräche / Samstag echter Dienstleistungstag:

Z.Z. wird das Bürgerbüro der Stadt Schwelm zu den aktuellen Öffnungszeiten von durchschnittlich 800 Bürgern pro Woche aufgesucht, wobei sich der Samstag zu einem weiteren Dienstleistungstag entwickelt hat (durchschnittlich 85 Besucher). Darüber hinaus wird durchschnittlich 60 mal am Tag ein Bürgeranliegen im Vorfeld telefonisch geklärt.

Doch das Herzstück des Erfolgs ist und bleibt – neben der guten Arbeit - der menschliche Kontakt. Die Bürger sagen offen, dass sie das unmittelbare Gespräch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bürgerbüros schätzen oder, wie es eine Bürgerin einmal formulierte: „Ich möchte meinem Gegenüber ins Gesicht schauen können“. Fragt man Mirko Feldermann (Ltg.), Bärbel Müller, Andrea Heinze, Heidi Kappelhoff, Susanne Proll und Jacqueline Hesse, so bestätigen sie, dass auch ihnen genau das das Wichtigste an ihrer Arbeit ist.

Bürgerbüro der Stadt Schwelm: Moltkestraße 24, Tel. 02336 / 801 – 255

montags 7.30 bis 12 Uhr und 14 bis 18 Uhr;

dienstags bis freitags 7.30 bis 12.30 Uhr;

samstags von 10 bis 13 Uhr.

Schwelm, den 20. August 2013

 

 

Menschen über Menschen strömen zum Schwelmer Heimatfest: Das ist der schöne Siegerentwurf der beiden Gymnasiastinnen.
Bürgerbüro mit Bürger (Sebastian Schröter, hinten rechts, der im Bürgerbüro zu tun hatte), Bürgermeister Jochen Stobbe (vorne, l.) und Schwelms Beigeordnetem Ralf Schweinsberg (hinten, l.). 15 Jahre alt ist das Schwelmer Bürgerbüro in diesem Jahr geworden. Die erfolgreiche Einrichtung wird von Mirko Feldermann geleitet (hinten, 2.v.r.), den die Schwelmer genauso schätzen wie seine Kolleginnen Andrea Heinze, Jacqueline Hesse und Bärbel Müller. Heidi Kappelhoff und Susanne Proll sind leider nicht auf diesem Foto vertreten. Das Bürgerbüro gehört zum Fachbereich Bürgerservice, den Wilfried Guthier leitet (hinten, 2.v.l.), das Sachgebiet Ordnung liegt in den Händen von Christian Rüth (vorne). Foto: Stadtverwaltung Schwelm / Heike Rudolph
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